Diese Checkliste unterstützt bei der Auswahl von Reiseabsicherung, telemedizinischer Versorgung und rechtlicher Unterstützung, ohne sich in Tarifdetails zu verlieren. Als Verantwortliche:r im Unternehmen zählt vor allem, dass Prozesse, Zuständigkeiten und Kontaktwege im Ernstfall funktionieren. Ziel ist ein einheitlicher Standard für Geschäftsreisen und optional auch für private Reisen von Mitarbeitenden.
Startpunkt ist die Definition des Reiserisikos: Zielland, Reisedauer, Tätigkeitsprofil, Vorerkrankungen (soweit freiwillig angegeben) und mitgeführte Technik. Prüfen Sie, ob der Schutz weltweit gilt und wie mit mehreren Reisen pro Jahr umgegangen wird (Jahres- vs. Einzelabschluss). Dokumentieren Sie zudem, welche Leistungen zwingend sind: medizinische Hilfe, Rücktransportregelungen, Gepäck/Technik und Assistance-Services.
Für telemedizinische Beratung im Urlaub ist entscheidend, welche Kanäle unterstützt werden (App, Telefon, Video) und welche Sprachen verfügbar sind. Klären Sie die Zeitfenster der Erreichbarkeit, die Identitätsprüfung und ob Rezepte oder Bescheinigungen im jeweiligen Land nutzbar sind. Legen Sie fest, wie Mitarbeitende bei akuten Symptomen zwischen Teleberatung, lokaler Versorgung und Notruf entscheiden sollen.
Erstellen Sie eine Liste mit Notfallnummern und Reisehinweisen, die offline verfügbar ist: lokale Rettungsdienste, Botschaft/Konsulat, Sperrhotline für Karten, sowie interne 24/7-Kontakte. Ergänzen Sie Hinweise zu typischen Meldewegen, z. B. wie ein Schaden gemeldet und welche Unterlagen benötigt werden. Aus Manager-Sicht bewährt sich ein kurzes One-Pager-Format, das vor Abreise aktiv verteilt wird.
Für verkehrsrechtliche Erstberatung sollten Sie vorab klären, ob der Service auch im Ausland oder nur im Heimatland greift. Wichtig sind Erreichbarkeit, Kostenabdeckung und ob Übersetzungs- oder Dokumentenhilfe (Unfallprotokoll, Fotos, Zeugenangaben) vorgesehen ist. Definieren Sie intern, wer wann eingeschaltet wird, damit Mitarbeitende nicht auf eigene Faust teure Schritte auslösen.
Rechtliche Beratung bei Mietfragen wird oft relevant, wenn temporäre Unterkünfte genutzt werden oder bei längerem Aufenthalt eine Wohnung angemietet wird. Prüfen Sie, ob Beratung zu Kaution, Mängeln, Kündigungsfristen und Nebenkostenabrechnungen umfasst ist und ob Musterschreiben bereitgestellt werden. Achten Sie darauf, dass die Beratung klare Grenzen hat (Information/Prüfung) und bei Bedarf an spezialisierte Stellen weiterleitet.
Im Bereich Pflegeleistungen und Anträge kann es hilfreich sein, Mitarbeitenden Orientierung zu bieten, ohne in individuelle Entscheidungen einzugreifen. Prüfen Sie, ob ein Beratungsangebot zu Antragswegen, Fristen, benötigten Nachweisen und regionalen Zuständigkeiten verfügbar ist. Halten Sie fest, wie Datenschutz und Vertraulichkeit gewährleistet werden, wenn Mitarbeitende private Themen ansprechen.
Für Ernährungsberatung im Alltag ist als Auswahlkriterium relevant, ob sie alltagstauglich und evidenzorientiert ist und ob sie digitale Folgetermine ermöglicht. Klären Sie, ob Programme auf Schichtarbeit, Vielreisende oder spezielle Ernährungsformen eingehen, ohne starre Versprechen zu machen. Praktisch ist ein Format mit kurzen Check-ins und schriftlichen Zusammenfassungen für die Umsetzung im Arbeitsalltag.